Mai sentito parlare di downgrade e retrofitting dopo trasloco dell’ufficio? Spesso, con la nostra esperienza nel campo dei trasferimenti e dei traslochi aziendali, ci capita di adeguare le operazioni di trasporto e logistica in relazione ad adeguamento specifici della realtà corporate. Infatti, molte realtà non si limitano semplicemente a cambiare indirizzo e capannone per l’attrezzatura.
Il trasloco dell’ufficio, in molte circostanze, coincide con attività molto specifiche. Possiamo dire che sono addirittura delle attività strategiche e molto delicate. Il percorso di downgrade, retrofitting e smart working deve essere studiato bene. E concordato con l’azienda di traslochi che sarà al tuo fianco per trasportare ciò che serve e magari portare in discarica il resto.
Downgrade e retrofitting, di cosa parliamo?
Il trasloco professionale può coincidere con piccole o grandi rivoluzioni. Tipo il downgrade dell’ufficio. Ovvero, la scelta di ridurre la metratura quadrata della sede lavorativa o il numero totale di postazioni fisse disponibili. Cosa significa tutto questo?
Il downgrade non è un evento dovuto a una crisi aziendale con relativa fase di recesso, ma a un’ottimizzazione dei costi legata alla transizione verso lo smart working. Quindi bisogna capire quante postazioni mantenere attive per garantire la rotazione del personale.
Il tutto senza saturare lo spazio. Qui entra in gioco il retrofitting: la capacità di modificare, adattare o riconfigurare gli arredi e le strutture già esistenti in ufficio per rispondere a nuove esigenze operative, senza dover per forza ricomprare tutto da zero.
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Qual è l’impatto di tutto ciò sul trasloco?
Diciamolo francamente: un trasferimento da A a B senza fasi di downgrade o retrofitting per adeguarsi allo smart working è sicuramente più semplice. Smonto i mobili, carico sui furgoni, trasporto e rimonto: questo è un lavoro standard che funziona sempre. Ma quando si esigono delle forniture e dei servizi diversi sono i professionisti del trasloco aziendale a gestire i passaggi più articolati.
Durante il trasloco che prevede l’incursione di downgrade nelle dinamiche del trasporto, la squadra di montatori non si limita a proporre nuovamente i mobili così com’erano nella vecchia sede. Ma lavora come una vera e propria officina di falegnameria e installazione tecnica sul posto, modificando i moduli d’arredo in base al nuovo progetto. E cosa fanno prima di portare tutto nei furgoni?
Devono occuparsi dello smaltimento. Alcuni arredi devono essere adattati, altri si portano in sede così come li hai smontati. Altri invece, si devono portare al macero. Quindi serve un passaggio in discarica per rispettare le regole dello smaltimento rifiuti.
Non si tratta solo di togliere e rivedere i mobili
Per un dipendente non è facile accettare questo passaggio. Perdere la propria scrivania fissa, quella con la foto di famiglia o la tazza preferita per le tisane, a favore di una postazione condivisa può generare un forte senso di disorientamento e resistenza al cambiamento. I direttori definiscono questo fenomeno come lo stress da de-personalizzazione dello spazio.
Come risolvere questo passaggio? Non di certo ignorando e cercando di imporre le nuove scelte: non è così che lavorano gli imprenditori virtuosi. Anche perché le soluzioni alternative ci sono. Ad esempio puoi installare degli armadietti personali: la scrivania da oggi cambia ma il dipendente mantiene un punto fisso e sicuro in azienda in cui custodire i propri strumenti di lavoro
Inoltre coinvolgere i dipendenti nella fase di cernita e decluttering dei vecchi uffici è il modo migliore per far accettare la transizione, che può avere degli impatti importanti sul personale. Quando le persone capiscono che lo spazio perso in scrivanie fisse viene guadagnato in aree relax di qualità e flessibilità oraria, il trasloco si trasforma da elemento di stress a fattore di stimolo.
Un trasloco del genere costa di più?
Sì, stiamo parlando di una struttura completamente personalizzata che non segue delle procedure standard. Però l’imprenditore sa bene che deve andare oltre il costo e valutare le attività in termini di investimento. Quali sono le influenze? Il downgrade taglia i metri quadri inutili e risparmia sul canone d’affitto in vista di un processo di smart working strategico.
Il retrofitting prende ciò che c’era di buono nella vecchia sede e lo trasforma per farlo funzionare nel nuovo ufficio flessibile. Queste evoluzioni hanno un impatto sul bilancio perché si lavora in termini di lean organization: l’organizzazione snella dell’azienda prevede il focus solo su ciò che dà valore al prodotto finale, e con queste attività ci dirigiamo direttamente verso l’obiettivo.
Ma per farlo, e per ottenere risultati apprezzabili nel lungo periodo, servono investimenti strutturati. Anche nel passaggio con downgrade e retrofitting. Per questo è opportuno occuparsi subito di approfondire quale sarà il preventivo per il trasloco aziendale.
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Quali sono i servizi extra indispensabili?
Appare chiaro che un lavoro del genere non può accontentarsi semplicemente del trasporto mobili. Il trasloco aziendale che combacia con l’opera di downgrade e retrofitting, in un’ottica di ottimizzazione della nuova sede anche in vista di un’evoluzione verso lo smart working, deve appoggiarsi a una serie di attività e servizi extra. Come, ad esempio, quello dello smaltimento mobili.
Se ci sono arredi che non servono più, oppure hai dei pezzi di vecchie librerie da smaltire, può essere comodo fare in modo che sia proprio l’azienda che si occupa del trasloco a sistemare tutto. Rispettando, ovviamente, anche la normativa comunale. Idem per il deposito: in molte circostanze è necessario avere uno spazio per conservare in un luogo sicuro ciò che ancora non ha trovato spazio.
Noi di Traslochi Roma Easy abbiamo diverse soluzioni per queste necessità: possiamo offrire anche un servizio di smontaggio e rimontaggio mobili su misura, e ovviamente il lavoro viene eseguito con scale e pedane idrauliche per gestire al meglio il trasporto lungo i piani. Affrontare un trasloco aziendale in concomitanza con un downgrade e l’introduzione dello smart working è un’operazione unica.
Parliamo di ottimizzazione strategica, logistica ma anche culturale. Per questo è indispensabile avere al proprio fianco solo i professionisti migliori, quelli che ti consentono di traslocare in tempi minimi ma senza perdere di vista la sicurezza e il risultato ideale.
