Quando c’è un ufficio chiuso per trasloco il rischio è sempre quello di avere delle ripercussioni importanti in termini di produttività e gestione dei clienti. Soprattutto se lo spazio in questione è aperto al pubblico o devi gestire attività specifiche con i fornitori. Il rischio di avere delle carenze fondamentali con gli appuntamenti è reale ma ci sono notevoli possibilità per ridurre gli intoppi e i ritardi.
Purtroppo non è difficile trovarsi in situazioni del genere. Queste sono eventualità sempre in agguato quando si trasloca un ufficio o una sede aziendale. Soprattutto quando si devono trasportare strumenti, macchinari più o meno costosi, elettroutensili e archivi.
Il trasloco di uno studio dentistico, ad esempio, non è un’operazione semplice e lo stesso vale per chi deve trasportare computer, stampanti e monitor molto delicati. Noi siamo professionisti e specializzati nel trasloco uffici a Roma, ecco perché possiamo consigliarti anche come gestire tutte le procedure per ridurre l’impatto e le attese di una sede ufficiale chiusa a causa di un cambio di indirizzo.
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Anticipare o rimandare i possibili impegni
Se hai contattato un’azienda specializzata per fare un trasloco in azienda, dopo il sopralluogo indispensabile per realizzare il preventivo e la tabella di marcia, hai sicuramente un ventaglio temporale che ti permette di delineare un periodo in cui non ci sarà spazio per attività specifiche. Come incontrare clienti, aprire gli sportelli al pubblico, effettuare riorganizzazioni del magazzino e altro ancora.
A questo punto diventa fondamentale l’opera di smistamento degli impegni. Se sai che il trasloco impiegherà tre giorni per concludersi, sarà tua premura gestire l’agenda in modo da anticipare e posticipare ciò che dovrà avvenire proprio in quel periodo. Così nessuno potrà registrare disservizi e problemi dovuti alla tua assenza nell’ufficio o nella sede aziendale vecchia, non più attiva.
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Scegli i giorni migliori per traslocare
Scegliere il momento giusto è importante per evitare i disservizi di un ufficio chiuso per trasloco: così puoi migliorare gli incastri in agenda e salvaguardare il fatturato. Il consiglio che diamo a tutti i nostri clienti interessati al trasloco degli uffici è programmare il lavoro nei giorni di minore affluenza o, se il settore lo permette, sfruttare il fine settimana per completare le operazioni tecniche più invasive.
Molti scelgono il venerdì come giorno di partenza: si conclude la settimana lavorativa in smart working, così si inizia a imballare con una squadra, si effettua il trasporto il sabato e si utilizza la domenica per il collaudo generale. In questo modo, il lunedì mattina la squadra può essere già operativa nella nuova sede, trasformando un blocco di diversi giorni in un weekend di transizione invisibile per il cliente.
Se l’azienda è grande, non chiudere tutti i reparti contemporaneamente. Trasloca prima l’amministrazione e poi il comparto operativo (o viceversa). E fai grande attenzione alla fase di imballaggio per tornare il prima possibile operativo: un’etichettatura precisa dei faldoni e dei PC permette di essere subito in grado di avviare le operazioni nella nuova sede in poche ore invece che in giorni.
Gestisci bene i contatti durante il blocco
Anche se l’ufficio fisico è chiuso, i canali digitali e i contatti devono essere presidiati almeno con una risposta automatica (Out of Office): configura messaggi chiari che indichino chi contattare per emergenze e quando verrà elaborata la richiesta effettuata.
Oggetto: Importante: ci stiamo trasferendo!
Gentile cliente,
ti informiamo che gli uffici di [nome azienda] rimarranno chiusi dal [data inizio] al [data fine] per il trasferimento nella nostra nuova sede in [nuovo indirizzo].
Durante questo periodo, le nostre attività ordinarie subiranno una breve sospensione, ma faremo il possibile per rispondere alla tua email non appena saremo operativi nella nuova struttura, a partire da [data riapertura].
Per urgenze: puoi contattarci al numero [numero di telefono] o scrivere a [email di emergenza].
Consegne/corrieri: si prega di far riferimento al nuovo indirizzo a partire dal giorno [data].
Grazie per la collaborazione,
Il Team di [nome azienda]
Qui c’è un esempio chiaro. Se possibile, devia le chiamate del fisso su cellulari aziendali o attiva un servizio di segreteria che informi del trasloco. Cambia temporaneamente gli orari su Google Maps e aggiorna l’indirizzo in anticipo se la transizione è immediata.
Comunica sempre la condizione dell’ufficio
L’ufficio chiuso per trasloco deve essere gestito in modo da non compromettere la reputazione e il rapporto con tutti gli attori. Vale a dire clienti, fornitori e dipendenti. Nel primo caso, puoi attivare tutti i canali necessari per comunicare la chiusura degli uffici al pubblico e utilizzare sportelli telematici per completare le operazioni inderogabili. Invia una comunicazione ufficiale almeno 15 giorni prima del trasloco, indicando le date esatte di chiusura e la data di riapertura. Idem per i dipendenti: se serve, si punta sullo smart working.
A tal proposito, ricorda che ci sono nuove regole sulla sicurezza per i dipendenti: se vuoi puntare sul telelavoro durante i giorni del trasloco devi rispettare alcuni passaggi come suggerito dal sito de La Repubblica. Puoi utilizzare anche i social network per comunicare la chiusura al pubblico degli uffici durante il trasloco, ma non dimenticare di realizzare anche delle affissioni davanti agli ingressi.
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Fai i controlli adeguati prima di ricominciare
Il disservizio maggiore capita spesso il primo giorno nella nuova sede a causa di problemi tecnici. Assicurati che la linea internet e i server siano attivi prima dell’arrivo dei dipendenti. Ed effettua un test di invio/ricezione chiamate e accesso ai database il giorno precedente l’apertura ufficiale. E se hai ancora qualche scatolone che non puoi portare in sede puoi sfruttare un servizio di logistica e deposito per aziende. Sembra tutto molto difficile da organizzare? Con l’aiuto di un team specializzato puoi ottimizzare questi passaggi.
