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È necessario indicare un responsabile trasloco in ufficio?

Molti si chiedono proprio questo: per ottimizzare tempi e operazioni è utile indicare un responsabile trasloco in ufficio? Molto dipende da cosa ti serve e quali sono i passaggi necessari per trasferire il tuo punto di forza operativo. Un ufficio è come la tua seconda casa e vuoi che ogni step sia sempre in ordine, soprattutto in questa occasione così delicata. Ecco perché hai pensato a una figura centrale.

È necessario indicare un responsabile trasloco in ufficio?

Vuoi una persona capace di prendere in mano la situazione in ogni momento. E che abbia sempre come riferimento i tempi per il trasloco dell’ufficio. Ma che si occupi anche di gestire la logistica, i parametri necessari per ridurre lo stress di dipendenti e clienti. Poi deve assicurarti di portare i pacchi sani e salvi nella nuova sede. C’è veramente bisogno di un responsabile? La risposta non è semplice.

Perché affidarsi al responsabile trasloco ufficio?

In questo modo puoi bypassare ciò che non puoi seguire. Se hai in cantiere un trasloco impegnativo può essere impossibile gestire tutto: il responsabile aziendale ha mille impegni, e lo stesso vale per gli altri dipendenti. Non puoi lasciare che il trasloco si sviluppi senza un riferimento ma non hai neanche la possibilità di delegare a chi dovrà eseguire il trasloco.

I dipendenti delle aziende specializzate sanno come muoversi, hanno i mezzi e le competenze per imballare e smontare mobili che andranno da un punto all’altro. Però possono esserci dei problemi con attrezzature specifiche, strumenti di lavoro particolari, computer e altri mezzi usati nell’attività quotidiana. Il responsabile può gestire questo valutando tempi e responsabilità.

Da leggere: 5 passaggi per organizzare un trasloco aziendale

Nomine: chi è responsabile del trasloco in ufficio?

Per i lavori di trasferimento in un ufficio puoi puntare su una persona che ha maturato le competenze per gestire questo lavoro. Di solito si tratta di un dipendente che lavora da molti anni e/o che occupa un ruolo in azienda compatibile con questa mansione. In pratica deve avere una visione d’insieme del compito ed essere a conoscenza delle possibili criticità legate al compito assegnato.

Quando decidi di indicare responsabile trasloco ufficio puoi dare una possibilità in più: conferire potere di dividere il lavoro in sottogruppi. In questo caso il punto di riferimento dell’azienda può gestire il lavoro a squadre, così da definire compiti specifici per ogni settore. Vuoi uno strumento utile per questo lavoro? Puoi usare un tool dedicato alle mappe mentali come Coggle.

Per ottenere un altro vantaggio strategico è possibile usare un tool che molti esperti di marketing già conoscono: l’analisi SWOT. Questo strumento consente di mettere in matrice punti di forza, debolezza, opportunità e minacce. In questo modo hai la possibilità di individuare cosa puoi fare per eliminare frizioni e valorizzare le virtù interne della tua azienda in una fase di trasloco.

Quali sono i suoi compiti? Cosa deve monitorare?

Le attività da svolgere sono molte. È necessario indicare un responsabile per il trasloco ufficio? Certo, se ci sono molti passaggi da attivare questa è una scelta obbligata. Ma cosa affidare a questa figura? Cosa deve fare un responsabile trasloco ed eventuali figure subordinate alle quali è stato affidato qualche compito più specifico? Ecco una serie di punti che non puoi ignorare.

Tempi

Il responsabile del trasloco deve valutare con grande attenzione i tempi di lavorazione. Ma non solo quelli necessari al passaggio dei vari pacchi da un punto all’altro, bisogna considerare la fase preparativa. Il proprietario dell’azienda non può valutare ogni singolo passo e checklist, per questo affida a terzi il lavoro da svolgere per essere sempre pronti al momento giusto.

Comunicazione

È stato fatto il lavoro di comunicazione con i clienti? E con i fornitori? Le aziende sanno che gli uffici non saranno più disponibili al vecchio indirizzo? Queste attenzioni hanno bisogno del massimo coinvolgimento e se non puoi occuparti di ogni passaggio hai bisogno di un responsabile. Vale a dire di una persona in grado di avere in mano la situazione. E la comunicazione istituzionale.

Imballaggio

Chi ha sotto controllo questo passaggio? C’è bisogno di un’attenzione in più per fare in modo che ogni elemento arrivi sano e salvo a destinazione. E che il materiale non si rovini nel momento in cui viene passato dalle pedane al furgone. E poi ancora nel punto in cui devi rimontare. Come assicurarsi che questo punto si sviluppi al meglio e senza intoppi? Devi controllare gli imballaggi.

Da leggere: attenzione ai costi nascosti del trasloco

Devo indicare responsabile del trasloco ufficio?

Per i grandi traslochi sì, questa è una figura importante. E che può fare la differenza quando ci sono impegni maiuscoli da portare avanti. Per piccoli trasferimenti può essere un investimento superfluo, magari puoi assicurarti che un dipendente si occupi di affrontare i passaggi con maggior attenzione. E poi devi solo affidarti alla giusta azienda per pianificare. Hai già preso una decisione?

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