Quando si organizza un trasloco in azienda o una ristrutturazione degli spazi dedicati all’ufficio può essere necessario un lavoro di archiviazione e stoccaggio dei documenti cartacei. Quindi, bisogna avere a disposizione non solo un deposito adeguato ma anche un sistema di logistica per imprese che si occupi del trasporto in sicurezza, della consegna puntuale, dell’imballaggio.
Il lavoro di archiviazione documenti cartacei per aziende nelle fasi operative più delicate per la sede principale, come appunto un trasloco degli uffici o una ristrutturazione in cui si prevede lo spostamento dei mobili, deve essere svolto in modo da evitare stress per clienti e dipendenti, perdite di dati e danni strutturali al database fisico. Come procedere in questi casi? Partiamo da questo: la gestione degli archivi cartacei è una di quelle attività che sembrano semplici ma poi ti ritrovi nel caos totale se non pianifichi bene. Lo sai, vero?
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Cognizione degli spazi e dei tempi
L’azione preliminare include un punto essenziale: devi avere coscienza di cosa stai per affrontare. Spesso, il proprietario dell’impresa – o il diretto responsabile – non ha idea di quanto sia vasto e complesso, articolato e ramificato, il proprio archivio di documenti cartacei. Senza dimenticare la fragilità di questo supporto: i fogli di carta si perdono, le cartelle si sfaldano, i faldoni si inumidiscono e si rovinano.
Magari in questi depositi si trovano documenti importanti come atti notarili, fatture, certificati di origine. Il consiglio preliminare: muoviti in anticipo, non aspettare l’ultima settimana utile per organizzare il tuo lavoro di archiviazione e stoccaggio documenti cartacei in azienda.
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Mappatura e inventario dell’archivio
Prima di chiudere un singolo scatolone, devi sapere cosa hai e quanto spazio occupa. Molte aziende saltano questo passaggio e si ritrovano con un deposito troppo piccolo o scatole che nessuno sa più cosa contengano. Quali sono i punti preliminari per lo stoccaggio?
- Fai un inventario: quanti metri lineari di documenti? Quanti faldoni/scatoloni?
- Identifica cosa va conservato per obbligo di legge (e per quanto tempo) e cosa può essere scartato o digitalizzato.
- Controlla se ci sono documenti che devono rimanere facilmente accessibili e dividili dallo storage profondo.
Questo percorso, molto impegnativo se l’archivio è grande, deve essere gestito insieme alle persone che lavorano in questo spazio fisico. E conoscono bene ogni dettaglio di questi documenti che devono essere conservati, per un certo periodo, in uno spazio alternativo.
Elimina tutto ciò che non serve
Proprio come avviene in un trasloco per la casa, il passaggio da un archivio a un deposito dei documenti aziendali prevede una fase di decluttering. Verifica se ci sono faldoni e scatoloni di cartelle inutili. E procedi, se necessario, all’eliminazione. Così avrai un archivio più efficace e organizzato alla fine dell’operazione ma dovrai anche spostare meno scatole. Prima di buttare qualsiasi documento, o distruggerlo con il tritacarte se si tratta di un foglio con dati delicati, verifica negli uffici adibiti il termine ultimo di conservazione.
Preparazione del deposito
Il deposito deve essere pronto prima che inizi il trasloco dei documenti e dei faldoni in archivio. Assicurati che questo spazio sia allestito con scaffalature adeguate: meglio mobili metallici con portata certificata. Calcola l’altezza considerando che devi poter organizzare quanti più scatoloni in un ambiente idoneo. Quindi deve avere umidità controllata (40-60%), zero fonti di calore, ventilazione.
I documenti cartacei sono delicati e tu non puoi rischiare di perdere tutto a causa di una semplice dimenticanza. Inoltre, assicurati che ci siano anche sistemi antincendio in loco. Anche perché i fogli di carta sono molto delicati sotto questo punto di vista.
Noi di Traslochi Roma Easy, ad esempio, mettiamo a disposizione dei nostri clienti che hanno bisogno di un deposito aziendale per documenti vari uno spazio controllato e sicuro, con sistemi di sicurezza avanzati come allarmi, videocamere e sorveglianza 24 ore su 24 anche per lunghi periodi. Quindi è una soluzione ideale anche se cerchi un posto per sistemare i mobili durante la ristrutturazione.
Imballaggio intelligente dei documenti
Non usare scatoloni a caso, scegli confezioni di cartone omogeneo e resistente: meglio quelli specifici per archivio e proponi per ogni confezione un peso gestibile: max 120 kg per scatola. Sì, ci stanno più documenti, ma c’è il rischio che il materiale di imballaggio si sfaldi rovinando tutto. Pensa sempre a un’etichettatura chiara: su tre lati (fronte e due laterali), con sistema alfanumerico o a colori. Aggiungi una nota sintetica con contenuto e periodo/anno. E lascia 2-3 cm di spazio per poter afferrare i documenti. Per finire, avvolgi tutto in una pellicola di plastica o pluriball se hai timore che l’umidità intacchi il contenuto: questa soluzione è utile soprattutto se hai la necessità di lasciare i documenti per molto tempo in deposito.
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Organizzazione del trasloco e del deposito
L’ordine di trasporto è fondamentale: inizia da ciò che serve meno, così non devi rinunciare a una consultazione all’ultimo minuto. Poi concludi l’operazione con file e documenti di uso quotidiano. Ricorda che i documenti aziendali possono avere valore legale enorme. E che il concetto di privacy (GDPR) è sempre valido: documenti con dati personali richiedono misure di sicurezza specifiche.
Nel deposito, proponi un sistema logico: può essere cronologico, per reparto, per tipologia. Ma in ogni caso, se affidi la logistica aziendale per l’archiviazione dei documenti cartacei puoi fare affidamento anche all’azienda che cura questi aspetti per te. Lascia che sia un team di esperti a curare il trasporto, la logistica e l’organizzazione in deposito dei documenti importanti.
