Come gestire un trasloco aziendale o dell’ufficio? Questa è una delle domande che spesso dobbiamo risolvere. Non tutti i clienti devono cambiare casa o appartamento, spesso il trasferimento riguarda un ufficio. O magari una sede aziendale con una serie di passaggi diversi rispetto a una semplice dimora in un condominio. Come si lavora in questi casi? Quali sono le regole del trasloco in azienda?
Cosa fare quando decidi di cambiare indirizzo, trasferire la tua azienda, traslocare e muovere la sede di un luogo di lavoro? Il passaggio chiave è quello che puoi ben immaginare: in questi casi il contributo di un’azienda professionale non è solo consigliato, spesso è indispensabile per diversi motivi. Quali sono? Come fare un trasloco aziendale semplice e indolore per dipendenti e clienti?
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Valuta i tempi per il trasloco in azienda
Aspetto chiave per definire i tempi di apertura della sede: un trasloco in ufficio può impegnare anche diversi giorni, quindi bisogna organizzare turni ed eventuali cambiamenti di orari. Sia per i dipendenti che per il pubblico. In linea di massima i traslochi in ambiti professionali, come quelli per ufficio o aziende, iniziano il venerdì pomeriggio. Vale a dire quando la sede chiude per il week end.
Il lavoro continua in assenza di dipendenti e pubblico per il fine settimana in modo da avere la sede pronta per il lunedì. Non sempre questo è possibile, tutto dipende dal lavoro da svolgere nel trasferimento. Ma se necessario si possono definire turni extra. Anche perché il trasloco dei mobili aziendali può impiegare più tempo del necessario. Quindi bisogna gestire in modo corretto il tuo impegno.
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Cosa fare se l’ufficio non è ancora pronto?
Questa è una delle opzioni comuni: devi lasciare la base operativa ma la nuova non è ancora pronta. Magari ci vuole solo qualche giorno per organizzare il tutto. Per questo è importante selezionare servizi di custodia mobili e suppellettili per avere un punto di riferimento sempre sorvegliato. In questo modo puoi uscire dal vecchio ufficio nei tempi previsti e aspettare la nuova sede con comodo.
Quale periodo traslocare con l’azienda?
Uno dei passaggi essenziali per affrontare questo step riguarda la scelta del miglior momento possibile per effettuare le operazioni. Se non c’è particolare fretta di cambiare sede operativa si può pensare a un trasloco d’estate, quando ci sono di solito meno richieste e clienti in attesa di ricevere prodotti o servizi. Ovviamente questa riflessione deve essere pensata in base alle singole attività.
Come si gestisce un trasloco aziendale? Valutando sempre le caratteristiche delle singole realtà: ci sono imprese più attive d’estate e altre d’inverno. Valuta i periodi migliori pensando sempre al momento in cui puoi dare meno fastidio possibile all’attività quotidiana.
Usa i servizi per il trasloco dell’ufficio
Questa è una soluzione importante da valutare per organizzare il tuo trasloco aziendale nel modo più semplice possibile. Quando ti rivolgi a un’azienda specializzata in questo settore, quello dei traslochi professionali, assicurati che ci siano tutti i benefit utili allo scopo.
Ad esempio una buona fornitura di scale idrauliche e pedane per fare in modo che si possano portare al piano terra oggetti, scatoloni, imballaggi e macchine necessarie alla vita aziendale. Ma, soprattutto, devi avere la possibilità di accedere a servizi importanti come il deposito mobili. Ad esempio, la nuova sede non ha lo spazio necessario per sistemare tutto ciò che hai nella vecchia?
In questi casi puoi aver bisogno di un’area di stoccaggio sicura. C’è altro che, invece, deve essere eliminato? C’è un servizio che devi valutare: lo smaltimento mobili. Quando devi ottimizzare i tempi e gli spazi puoi aver bisogno di un buon lavoro di pulizia: questo è il modo migliore, più rapido e sicuro, per liberarti di ciò che non vuoi portare nella nuova sede. È il momento di rinnovare.
Coinvolgi i dipendenti nelle operazioni
Vuoi tornare operativo il prima possibile? Perfetto, devi fare in modo che i dipendenti siano coinvolti nelle operazioni necessarie per definire la merce da imballare. Sono loro le persone che conoscono al meglio l’azienda, hanno il polso della situazione e sanno cosa serve fino all’ultimo giorno e non può essere già imballato. Invece, possono aiutarti a preparare i pacchi di ciò che viene usato poco.
E che quindi può essere anticipato sulla tabella di marcia dell’imballaggio. Se hai una grande realtà da trasferire forse hai bisogno di un apporto logistico differente, ma il consiglio resta sempre valido: i dipendenti, quelli che lavorano ogni giorno in azienda, sono preziosi nelle fasi operative del trasloco. Possono fare la differenza nel momento in cui prepari le scatole e indichi i nuovi spazi.
Hai individuato un responsabile operativo?
Ci sono mille combinazioni per il trasloco aziendale. Ci sono uffici che devono trasferire solo computer e scrivanie, altre che hanno bisogno di spostare database con server e attrezzature delicate. Magari, in qualche caso, possono esserci dei macchinari di precisione o altre soluzioni che di solito non vengono maneggiate da chiunque. Per questo puoi chiamare un’azienda specializzata in traslochi, ma non basta. Adesso devi procedere con il contributo di un responsabile operativo del trasloco in ufficio. Ovvero?
Una persona con le conoscenze e le competenze necessarie per guidare gli operai del trasloco nelle operazioni di smontaggio, trasporto e rimontaggio di postazioni operative, mobili, macchine, computer e schedari. Verificando che il materiale sottoposto a privacy venga trasportato con la giusta attenzione. Senza dimenticare la necessità di ridurre le probabilità di danneggiare qualcosa.
In ogni caso all’attività dovrà partecipare una squadra ben organizzata per gestire al meglio i pacchi e gli imballaggi. Imbottire bene le scatole è il primo punto per evitare danni ma c’è bisogno anche di furgoni, basi idrauliche per portare la merce al piano con semplicità e senza affrontare lunghe scale a piedi con grandi pesi sulle spalle. Lavorare in modo comodo e ben organizzato è importante.
Da leggere: cosa fare quando si cambia ufficio?
Non dimenticare l’aspetto dei dipendenti
In particolar modo il legame tra chi lavora da anni con te e la vecchia sede che a breve verrà lasciata. Il trauma da trasloco non riguarda solo la casa ma anche il posto di lavoro. Ci sono dei passaggi che aiutano a rendere questo cambiamento meno traumatico. Ad esempio puoi fare riunioni per evidenziare i benefit e le migliorie che si avranno nella nuova sede. Oppure puoi organizzare visite.
Sto parlando di supervisioni di gruppo dei lavori in corso per mostrare gli ambienti. Le persone possono toccare con mano l’evoluzione del progetto e iniziare a visualizzarsi sul nuovo posto di lavoro. Il coinvolgimento è la chiave per un trasloco intelligente.
Come preparare il tuo ufficio per il trasloco
Come organizzare un trasloco aziendale? Il passaggio chiave per far andare tutto nel modo giusto: preparare l’ufficio per il trasloco. Perché questa è sicuramente la fase più delicata. Ci saranno faldoni da sistemare, scrivanie da smontare, computer da imballare. E non sarà facile fare in modo che tutto torni nel modo giusto una volta terminata l’operazione. Come muoversi per traslocare l’ufficio?
Inizia subito a traslocare l’azienda
Cosa fare quando si cambia ufficio? Semplice, si iniziano a definire i preparativi e le attività che precedono l’operazione in sé. Quindi bisogna staccare le utenze e fare in modo che tutto sia pronto per un trasloco semplice e veloce. Non puoi metterci molto tempo: la vecchia sede deve essere dismessa e la nuova già operativa. Se vuoi preparare il tuo ufficio per il trasloco devi muoverti in anticipo.
Scegli le scatole per traslocare gli uffici
Quando organizzi il tuo trasloco aziendale devi acquistare delle scatole per imballaggio. E quando fai il tuo ordine devi prendere in considerazione un punto decisivo: puoi lavorare sulla qualità della confezione. Indicando una preferenza chiave: quella delle onde. Scegliere una scatola di cartone a onda singola vuol dire puntare su un box leggero ma non molto resistente agli urti.
Quella a due onde, invece, ha delle caratteristiche fisiche capaci di sopportare schiacciamenti e pressioni superiori. Lo stesso vale per la soluzione a tre strati. Ed è questa la scelta a preferire se hai bisogno di resistenza, o hai grande paura di rompere qualcosa.
“Trasformato in imballaggio finito, il cartone ondulato diventa un contenitore robusto, versatile, ideale per raggruppare, trasportare e proteggere i prodotti in esso contenuti. Il modello di scatola più comune e più utilizzato per le sue doti di economicità di produzione e versatilità nell’utilizzo è senza dubbio la scatola americana”.
Come suggerisce Wikipedia, una delle migliori applicazioni del cartone a due onde è quella delle scatole americane, con alette che chiudono l’imballaggio in modo omogeneo. Senza creare spigoli e ostacoli per trasportare al meglio oggetti e mobili del tuo ufficio.
Trasloco arredi e mobili aziendali
Una fase di estrema delicatezza. Sei nel clou del tuo trasloco in ufficio e devi smontare tutti i mobili. Un trasloco economico a Roma ti impone di lavorare in autonomia ma se scegli una formula differente puoi sfruttare i vantaggi di un team specializzato. L’imballaggio per un trasloco fai da te non è facile se stiamo traslocando un ufficio, ecco perché devi farti aiutare dai professionisti del settore.
Trasporto e attrezzature per trasloco
Quanto costa un trasloco ? Molto dipende dal numero di oggetti che devi portare da un punto all’altro della città. Il prezzo cambia ancora se si tratta di un trasloco tra regioni. In ogni caso la voce fondamentale è questa: il trasporto dei mobili e delle attrezzature. Affidati a un servizio noleggio furgoni o a un servizio traslochi con camion dedicati. Così puoi avere un servizio professionale.
Installazione nella nuova sede
Come preparare il tuo ufficio per il trasloco? Sei nella fase conclusiva: devi montare tutto. Se hai deciso di cambiare arredo i mobili vecchi li trasporti direttamente in discarica (noi possiamo fare anche questo) e fai arrivare a destinazione i mobili nuovi. Se l’ufficio non è ancora pronto puoi utilizzare un servizio deposito. Come puoi ben capire il trasloco in ufficio ha bisogno di diversi servizi extra.
Ad esempio serve un deposito mobili, un tema che si occupi dello smaltimento arredi nelle discariche, rispettando i doveri in termini di differenziata, e magari hai bisogno anche di sgombero cantine e garage. Ecco perché serve un servizio traslochi professionale.
Ordine e pulizia dei locali in ufficio
Come gestire un trasloco aziendale? Hai trasportato tutti i mobili e li hai montati. Ora non si tratta più di fare grandi opere per preparare il tuo ufficio dopo il trasloco: devi passare ai dettagli. Quindi chiama un’impresa di pulizie e fai rivedere tutti i locali da cima a fondo. Devi accogliere collaboratori e clienti in uno spazio nuovo. Assicurati anche che tutte le utenze funzionino a dovere prima di aprire.
Da leggere: migliori scatole di cartone per il trasloco
Come fare traslochi in ufficio o in azienda?
Ecco tutto quello che devi sapere per approfondire questo tema centrale. Ogni trasloco è delicato, importante, in grado di richiamare l’attenzione di chi sta cambiando i propri spazi. Ma ricorda che una realtà aziendale ha delle responsabilità in più Sei d’accordo con questo punto di vista? Hai già contattato i professionisti per definire date e punti fermi del tuo trasloco aziendale?
